Was die offene Stelle wirklich kostet.
Stepstone rechnet Vakanzkosten als Gehalt der Stelle mal Vakanzzeit – das Gehalt als Untergrenze dessen, was jemand erwirtschaften muss. Tragen Sie das Gehalt Ihrer offenen Stelle, die Dauer und die Anzahl ein, und Sie rechnen Ihre Vakanz statt einer Branchen-Pauschale.
Was Warten kostet
Was die unbesetzte Stelle Sie wirklich kostet
Die Kosten einer unbesetzten Stelle werden als Gehalt der Stelle mal Vakanzzeit gerechnet – das Gehalt als Untergrenze dessen, was jemand erwirtschaften muss. Dieser Rechner nutzt dieselbe Methode. Die Vorbelegung ist der bundesweite Median der Rolle, nicht Ihr Betrieb: Tragen Sie das Gehalt Ihrer offenen Stelle ein, dann rechnen Sie Ihre Vakanz statt einer Branchen-Pauschale.
Was die Vakanz Sie kostet (Modellrechnung)
3.369 € × 6 Monate
Entfällt mit dem eigenen System
Zum Vergleich: Ein Vermittlungshonorar liegt marktüblich bei 15 bis 25 % des Bruttojahresgehalts, der BDU-Schnitt bei 27,5 % des Zieleinkommens. Bei 40.428 € Jahresbrutto sind das 6.064 bis 10.107 € – je Kopf, und bei der nächsten Stelle wieder. Ein eigener Aufbau rechnet sich gegen diese Rechnung ab zwei Stellen im Jahr.
Was die Vakanz Sie kostet (Modellrechnung): 20.214 Euro gesamt.
So rechnen wir
Modellrechnung: Monatsgehalt der Stelle × Dauer in Monaten × offene Stellen – exakt gerechnet, ohne Rundung, mit den Zahlen, die Sie oben eingetragen haben. Ohne Aufschläge für entgangene Servicemarge, Überstunden der Restmannschaft oder gerissene Reaktionszeiten – die stecken nicht in der Zahl. Die Eckwerte dahinter:
- Methodik: Die Vakanzkosten einer Stelle werden als Gehalt der Position × Vakanzzeit angesetzt, das Gehalt gilt dabei als Mindest-Wertbeitrag (Stepstone-Methodik). Dieser Rechner nutzt dieselbe Methode auf Monatsbasis und mit Ihrem eigenen Gehalt. Eine gängige Praxis-Faustformel setzt die tatsächlichen Vakanzkosten beim Zwei- bis Vierfachen der direkten Personalkosten an – dieser Rechner bleibt bewusst am unteren Rand.
- Servicetechniker, Vorbelegung 3.369 € brutto im Monat: Durchschnitt für Servicetechniker im Außendienst laut öffentlichen Gehaltsdaten (Spanne 2.734 bis 4.177 €).
- Zerspanungsmechaniker, Vorbelegung 4.000 € brutto im Monat: Median laut öffentlichen Gehaltsdaten 2026 (Einstieg rund 3.300 €, Senior rund 4.500 €).
- Industriemechaniker, Vorbelegung 3.670 € brutto im Monat: Median für Industriemechaniker im Maschinen- und Anlagenbau (Einstieg rund 3.210 €, Senior rund 4.040 €).
- Vakanzdauer, Vorbelegung 6 Monate: Die durchschnittliche Vakanzzeit für Fachpositionen im deutschen Maschinenbau liegt bei 106 Tagen (eigene Auswertung von 23.707 BA-Stellen, 2026), und jede dritte Anzeige steht länger als ein halbes Jahr. Die Vakanzquote über alle Qualifikationsstufen beträgt 11,5 Prozent.
- Der Vergleichswert Vermittlungshonorar folgt der Marktspanne von 15 bis 25 Prozent des Bruttojahresgehalts. Der BDU weist für 2024 ein durchschnittliches Honorar von 27,5 Prozent des Zieleinkommens aus – also inklusive variabler Anteile und damit auf einer höheren Basis. Dieser Rechner zeigt die Spanne 15 bis 25 Prozent und bleibt damit unterhalb des Marktschnitts.
- Wichtig: Das Ergebnis ist eine Modellrechnung, kein garantierter Verlust. Es zeigt die Größenordnung, in der eine offene technische Stelle wirkt – im Service kommen Reaktionszeiten aus Wartungsverträgen und entgangene Servicemarge hinzu, die hier nicht eingerechnet sind.
Wichtig: Die Vorbelegung ist ein bundesweiter Median, kein Wert für Ihren Betrieb. Eine belastbare Pauschalzahl, was eine unbesetzte Stelle im Maschinenbau „im Schnitt“ kostet, gibt es nicht – erst mit dem Gehalt Ihrer eigenen Stelle rechnet dieser Rechner Ihre Vakanz. Im Service fehlen darin außerdem die entgangene Servicemarge und die Reaktionszeiten aus Ihren Wartungsverträgen.
Quellen
- Anzeigenlaufzeit im Maschinenbau: 106 Tage im Median, jede dritte Anzeige länger als ein halbes Jahr (VDMA, ausgewertet im Statistik-Check Maschinenbau, 2026)
- 123.000 unbesetzte Stellen im deutschen Maschinenbau, davon 42.000 bei Facharbeitern (VDMA / IW Köln, ausgewertet im Statistik-Check Maschinenbau, 2026)
- Vakanzkosten-Methodik: Gehalt der Stelle × Vakanzzeit als Mindest-Wertbeitrag; 29.000 € je unbesetzter Stelle im Schnitt (Stepstone Group, berichtet bei DAL, Auswertung, berichtet 2025)
- Servicetechniker Außendienst: Durchschnitt 3.369 € brutto im Monat (Spanne 2.734 bis 4.177 €) (gehalt.de, Gehaltsdaten Servicetechniker, abgerufen 08/2026)
- Servicemarge im Maschinenbau: typisch 30 % des Gesamtgewinns, bei wartungsintensiven Anlagen 50 % und mehr; Servicequalität entscheidet zu 50 % über die Investitionsentscheidung (Deloitte, Service Performance im Maschinenbau, abgerufen 08/2026)
- Vermittlungshonorar: Marktspanne 15 bis 25 % des Bruttojahresgehalts; durchschnittliches Honorar der Personalberatungen 27,5 % des Zieleinkommens (BDU, Personalberatungsbranche in Deutschland, 2024er Wert, veröffentlicht 2025)
Wichtig zur Einordnung: Die Zahl ist entgangener Wertbeitrag, kein Gewinn und keine Prognose. Das eingesparte Gehalt mindert den Nettoeffekt, während Geräte, Miete und laufende Projekte unverändert weiterlaufen.