Recruiting-Agentur vs. Personal­vermittlung

Eine Recruiting-Agentur berechnet eine laufende Monatsgebühr für Kampagnen, Anzeigen und Bewerbungen, unabhängig davon, ob am Ende jemand eingestellt wird. Eine Personalvermittlung berechnet ein Erfolgshonorar von üblicherweise 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresbruttogehalts, das erst anfällt, wenn der Kandidat den Arbeitsvertrag unterschreibt.

Der Vergleich Recruiting-Agentur vs. Personalvermittlung entscheidet sich an drei Vertragsfragen: Wann fließt Geld, woran ist die Zahlung geknüpft, und was kostet es, wenn keine Einstellung zustande kommt? Die Qualität der Kandidaten spielt dabei die kleinere Rolle. Für kleine Betriebe, in denen eine offene Stelle sofort Termine und Aufträge kostet, wiegen diese drei Fragen schwerer als jeder Unterschied im Auftreten der Anbieter.

Recruiting-Agentur vs. Personalvermittlung: Was ist der Unterschied?

Der Markt macht die Abgrenzung unscharf. Personalvermittler nennen sich Recruiting-Agentur, Social-Recruiting-Anbieter werben mit Besetzungen. Verlässlich unterscheiden lassen sich die Modelle nur am Vertrag, an der Zeile, die festlegt, wofür Geld fließt.

Die Recruiting-Agentur im hier gemeinten Sinn arbeitet als Social-Recruiting-Dienstleister im Abo. Sie schaltet Kampagnen auf Meta und anderen Plattformen, baut Bewerbungsstrecken und liefert laufend Bewerbungen. Bezahlt werden ein einmaliges Setup, eine feste Monatsgebühr und das Werbebudget an die Plattform. Ob aus den Bewerbungen Einstellungen werden, liegt außerhalb ihres Vertrags.

Die Personalvermittlung sucht Kandidaten für eine benannte Stelle, führt Vorgespräche und stellt eine Auswahl vor. Ihr Honorar ist erfolgsabhängig: ein Prozentsatz des ersten Jahresbruttogehalts, verdient mit der Unterschrift des Kandidaten. Bis dahin kostet die Zusammenarbeit in der Regel nichts. Die Agentur verkauft Ihnen den Suchprozess, die Vermittlung das Ergebnis.

Auch der Aufwand auf Ihrer Seite unterscheidet sich. Die Agentur braucht laufende Mitwirkung: Fotos und Videos aus dem Arbeitsalltag und vom Team, Freigaben für Anzeigen und jemanden im Büro, der eingehende Bewerbungen binnen Tagen beantwortet. Sonst bezahlen Sie Reichweite für Kandidaten, die nie zurückgerufen werden.

Die Vermittlung braucht ein präzises Anforderungsprofil zu Beginn und schnelle Rückmeldung zu vorgestellten Kandidaten. Die übrige Arbeit findet außerhalb Ihres Betriebs statt.

Die folgenreichste Zeile ist die Fälligkeit, weil sie das Verhalten der Anbieter steuert. Eine Agentur mit Monatsgebühr verdient an der Laufzeit, eine schnelle Besetzung beendet zahlende Monate. Ein Vermittler mit Erfolgshonorar verdient an der Unterschrift und hat Tempo im eigenen Interesse. Das kann zulasten der Sorgfalt in der Vorauswahl gehen. Unseriös macht das keinen der beiden. Wer die Anreize kennt, ordnet Berichte über vielversprechende Kampagnenphasen und auffallend schnelle Kandidatenvorschläge nüchtern ein.

Dazwischen existieren Mischformen: Agenturen mit reduzierter Grundgebühr plus Erfolgsprämie je Einstellung, Vermittler mit Vorschuss auf das Honorar bei Suchstart. Für die Einordnung reicht dieselbe Prüfung: Welcher Anteil der Vergütung fließt ergebnisunabhängig? Je höher dieser Anteil, desto näher liegt das Angebot am Retainer-Modell samt dessen Risikoverteilung.

Was kostet eine Recruiting-Agentur im Vergleich?

Für Retainer-Agenturen existiert keine neutrale Preisstatistik. Angebote werden einzeln geschnürt, Preise veröffentlichen fast nur die Anbieter selbst. Ein Kostenvergleich einer Social-Recruiting-Agentur nennt 2.000 bis 6.000 Euro einmaliges Setup, 800 bis 3.000 Euro monatliche Agenturgebühr und 750 bis 1.500 Euro Werbebudget im Monat. Darauf kommen oft 10 bis 20 Prozent Agenturaufschlag. Das sind Anbieterangaben, keine erhobenen Marktpreise.

Für drei Monate rechnet dieselbe Quelle mit 9.000 bis 15.000 Euro Gesamtbudget.

Für Personalvermittlungen ist die Datenlage besser. Üblich ist ein Erfolgshonorar von 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresbruttogehalts. Die Honorarerhebung des Branchenverbands BDU liefert den Mittelwert: 27,5 Prozent des Zieleinkommens im Jahr 2024, nach 28 Prozent im Vorjahr.

Am Beispiel gerechnet: Bei einem Jahresgehalt von 45.000 Euro brutto läge das Vermittlungshonorar zwischen 9.000 und 13.500 Euro, beim BDU-Mittelwert bei etwa 12.400 Euro. Es ist in einer Summe zahlbar, aber erst nach der Unterschrift.

Bei einer einzelnen Besetzung liegen beide Modelle damit in derselben Größenordnung. Drei Retainer-Monate entsprechen nach der Anbieterrechnung ungefähr einem kompletten Vermittlungshonorar in diesem Beispiel. Der Unterschied liegt in der Bedingung, denn die Monatsgebühr fällt auch an, wenn niemand unterschreibt, und im Zahlungsprofil.

Das Honorar kommt als eine Rechnung im Monat der Einstellung, der Retainer als Monatsraten ohne definiertes Ende. Bei knapper Liquidität legen Sie beide Zahlungsströme neben Ihre Liquiditätsplanung, bevor Sie unterschreiben.

Wer trägt das Risiko, wenn die Stelle nicht besetzt wird?

Das Erfolgshonorar ist eine Wette des Vermittlers auf die eigene Besetzungsfähigkeit. Findet er niemanden, hat er umsonst gearbeitet. Beim Retainer-Modell liegt dasselbe Risiko beim Betrieb: Die Monatsgebühr fällt an, solange der Vertrag läuft, mit oder ohne Einstellung.

Wie lange das dauern kann, hängt am Beruf. In Engpassberufen bleiben Stellen oft Monate offen. Acht Retainer-Monate summieren sich nach den genannten Anbieterspannen auf 6.400 bis 24.000 Euro Agenturgebühr plus 6.000 bis 12.000 Euro Werbebudget, unabhängig vom Ergebnis.

Die Vermittlung nimmt dem Betrieb in diesem Szenario nur das Honorarrisiko ab. Das Vakanzrisiko bleibt. Nach der gängigen Berechnung – Tagesgehalt der Berufsgruppe multipliziert mit der Vakanzzeit – übersteigen die Vakanzkosten einer Position nach rund 120 Tagen Leerstand ein volles Bruttojahresgehalt. Gerechnet ist das mit dem Faktor drei, dem Mittel der gängigen Spanne von zwei bis vier.

Diese Kosten entstehen in beiden Modellen, solange die Stelle offen ist. Kein Vertrag verlagert sie auf den Dienstleister. Mit dem Vakanzrechner führen Sie dieselbe Rechnung mit den Zahlen Ihres Betriebs.

Zwei Vertragsdetails verschieben das Risiko zusätzlich, und beide tauchen im Verkaufsgespräch selten auf. Erstens der Zeitpunkt: Nach der üblichen Konstruktion ist das Vermittlungshonorar mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags verdient, vor dem Arbeitsantritt. Sagt der Kandidat zwischen Unterschrift und erstem Arbeitstag ab, entscheidet die Vertragsklausel, ob Sie trotzdem zahlen.

Zweitens die Probezeit: Ob es bei einem frühen Abgang eine anteilige Rückzahlung gibt, eine Ersatzsuche oder nichts von beidem, regelt allein der Vermittlungsvertrag. Lesen Sie beide Klauseln, bevor Sie unterschreiben. Nach der Kündigung des neuen Mitarbeiters verhandelt es sich schlecht.

Wann lohnt sich welches Modell?

Die Personalvermittlung passt zur einzelnen, klar umrissenen Schlüsselposition: ein Meister, eine Praxisleitung, eine Fachkraft mit speziellem Profil. Der Betrieb kauft Zugang zu Kandidaten, die er über eigene Kanäle nicht erreicht, zahlt einmal und trägt keine laufende Verpflichtung. Der Preis dafür zeigt sich später. Nach der Besetzung bleibt im Betrieb nichts zurück: kein Kanal, keine Kandidatenliste, kein eingespielter Prozess. Die nächste Suche startet bei null und kostet erneut das volle Honorar.

Der Agentur-Retainer passt zu laufendem Bedarf: mehrere Stellen im Jahr, gewerbliche Teams mit Fluktuation, wachsende Standorte. Die Fixkosten verteilen sich dann über mehrere Besetzungen. Bei einer einzelnen Stelle kehrt sich die Rechnung um. Der Betrieb bezahlt eine Infrastruktur im Monatstakt, die er nur wenige Wochen braucht, und gibt sie mit der Kündigung wieder her.

Dazwischen liegt der Fall vieler kleiner Betriebe: ein bis drei Einstellungen im Jahr. Zu wenig für einen Dauer-Retainer, zu viel, um jede Besetzung einzeln mit 20 bis 30 Prozent eines Jahresgehalts zu bezahlen. Dafür gibt es zwei Wege, und sie schließen sich nicht aus.

Muss die Stelle in Wochen besetzt sein, ist eine bezahlte Kampagne das richtige Werkzeug. Die macht unsere Schwestermarke Blacklyne Recruiting, mit Honorar an der Einstellung und ohne Monatstakt.

Läuft die Suche über das Jahr, lohnt der andere Weg: die eigenen Stellen auffindbar machen. Karriereseite und Stellen stehen auf Ihrer Domain, ohne Klickpreis, und nach dem Aufbau gehört das dem Betrieb. Eine Zusage auf die Einstellung gibt es dabei nicht. Zugesagt sind die Arbeit und die monatliche Messung.

Für die Wahl zwischen den beiden klassischen Modellen reichen drei Fragen an jeden Anbieter: An welches Ereignis ist die Zahlung geknüpft? Was kostet der Vertrag, wenn die Stelle nach acht Monaten weiter offen ist? Und was gehört dem Betrieb, wenn die Zusammenarbeit endet? Wer auf alle drei eine präzise Antwort bekommt, kennt Geld und Risiko, bevor der erste Euro fließt, und vergleicht mit den eigenen Zahlen.