Ihr Recruiting-Budget besteht zu 100 Prozent aus Miete

Die meisten Recruiting-Budgets im Mittelstand haben eine Eigenschaft gemeinsam: Sie bestehen zu hundert Prozent aus Miete. Jobbörsen-Inserate, Agenturgebühren, Vermittlungsprovisionen – alles Ausgaben, die im Moment wirken und nichts hinterlassen.

Das fällt niemandem auf, weil es keine Zeile in der Buchhaltung gibt, die „aufgebaut" heisst. Es gibt nur „Personalbeschaffung", und die ist am Jahresende weg.

Die eine Zeile, die in Ihrer Aufstellung fehlt

Teilen Sie Ihre Recruiting-Ausgaben der letzten zwölf Monate in zwei Spalten:

Bei den meisten Betrieben dieser Grössenordnung ist die rechte Spalte leer. Nicht klein – leer. Und das ist keine Nachlässigkeit, sondern eine Folge davon, dass niemand die Spalte je aufgemacht hat.

Die Aufteilung, die sich rechnet

Es gibt keine allgemeingültige Quote, aber es gibt eine belastbare Reihenfolge. Für einen Betrieb ab zwei technischen Stellen im Jahr:

Der Punkt ist nicht die Prozentzahl – die hängt an Ihrer Region, Ihren Rollen und daran, wie schnell Sie besetzen müssen. Der Punkt ist die Richtung: Wenn Ihre Aufteilung im dritten Jahr aussieht wie im ersten, haben Sie drei Jahre gemietet.

Die Kennzahl, an der Sie es merken

Nicht die Kosten je Bewerbung. Nicht die Zahl der Bewerbungen. Sondern:

Wie viele Ihrer Einstellungen kamen ohne laufendes Mediabudget zustande?

Empfehlung, Initiativbewerbung nach einem Gespräch, jemand, der über Ihre Seite kam, ein ehemaliger Kollege eines Mitarbeiters. Diese Zahl ist Ihr Aufbaustand. Sie kann im ersten Jahr bei null liegen – wenn sie im dritten immer noch dort liegt, ist die Diagnose eindeutig.

Zur Einordnung: Nach der IAB-Stellenerhebung waren 2025 persönliche Kontakte bei 27 Prozent aller Neueinstellungen entscheidend und die eigene Homepage bei 20 Prozent. Zusammen sind das fast die Hälfte – und beides sind Wege, die kein Mediabudget brauchen. Wenn dieser Anteil bei Ihnen deutlich niedriger ist, wissen Sie, welche Spalte fehlt.

Was zuerst gebaut wird, wenn das Geld knapp ist

In dieser Reihenfolge, weil jeder Schritt den nächsten billiger macht:

1. Reaktionstakt auf 72 Stunden. Kostet kein Budget, sondern eine benannte Zuständigkeit. Verbessert sofort jeden anderen Kanal, für den Sie schon zahlen.
2. Bewerbungsstrecke unter zwei Minuten, mobil. Ohne das verbrennt jeder Euro Reichweite an der letzten Hürde.
3. Karriereseite auf der eigenen Domain mit Zahlen statt Adjektiven. Ab hier läuft etwas, das Ihnen gehört.
4. Empfehlungsprogramm mit einer Prämie, die trägt. Beste Erfolgsquote aller Kanäle – die Zahlen dazu.
5. Unternehmensprofil und Auffindbarkeit. Ein Nachmittag Arbeit, wirkt auf Jahre.

Punkt eins und zwei kosten zusammen keine tausend Euro und heben die Wirkung von allem, was danach kommt. Wer sie überspringt und stattdessen das Mediabudget erhöht, kauft Reichweite für einen Trichter mit Loch.

Und der Fall, in dem das alles nicht gilt

Ein Betrieb mit einer Einstellung alle zwei Jahre hat kein Aufbauproblem, sondern ein Einzelfallproblem. Für ihn ist die Anzeige oder der Vermittler die richtige Antwort, und jede Investition in dauerhafte Struktur wird nie ausgelastet.

Die Schwelle liegt bei zwei technischen Stellen im Jahr – ab da überholt die Summe der eingesparten Vermittlungshonorare den einmaligen Aufbau. Sie gilt für einen Betrieb ab rund fünfzig Mitarbeitern bei üblicher Fluktuation. Ab da zahlen Sie jedes Mal neu für etwas, das nichts aufbaut, und die Rechnung dreht sich: Turbo und Motor.

Was eine offene Stelle in der Zwischenzeit kostet, rechnen Sie im Vakanzrechner aus. Das ist die Zahl, gegen die jede dieser Ausgaben antritt.