Die eine verkauft Aufwand, die andere einen Kopf. Beide lassen nichts im Betrieb zurück – und genau daran hängt, ob die nächste Stelle wieder bei null anfängt.
Beide versprechen besetzte Stellen, bezahlt werden sie nach entgegengesetzten Regeln. Der Vergleich Recruiting-Agentur vs. Personalvermittlung entscheidet sich weniger an der Qualität der Kandidaten als an drei Vertragsfragen: Wann fließt Geld, woran ist die Zahlung geknüpft, und was kostet es, wenn keine Einstellung zustande kommt. Für Maschinen- und Anlagenbauer und technische Servicebetriebe, bei denen eine offene Stelle Projekte und Einsätze verzögert, wiegen diese drei Fragen schwerer als jeder Unterschied im Auftreten der Anbieter.
Eine Recruiting-Agentur berechnet eine laufende Monatsgebühr für Kampagnen, Anzeigen und Bewerbungen – unabhängig davon, ob am Ende jemand eingestellt wird. Eine Personalvermittlung berechnet ein Erfolgshonorar von üblicherweise 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresbruttogehalts, das erst anfällt, wenn der Kandidat den Arbeitsvertrag unterschreibt.
Der Markt macht die Abgrenzung unscharf: Personalvermittler nennen sich Recruiting-Agentur, Social-Recruiting-Anbieter werben mit Besetzungen. Verlässlich unterscheiden lassen sich die Modelle nur am Vertrag – an der Zeile, die festlegt, wofür Geld fließt.
Die Recruiting-Agentur im hier gemeinten Sinn arbeitet als Social-Recruiting-Dienstleister im Abo: Sie schaltet Kampagnen auf Meta und anderen Plattformen, baut Bewerbungsstrecken und liefert laufend Bewerbungen. Bezahlt werden ein einmaliges Setup, eine feste Monatsgebühr und das Werbebudget an die Plattform. Ob aus den Bewerbungen Einstellungen werden, liegt außerhalb ihres Vertrags.
Die Personalvermittlung sucht Kandidaten für eine benannte Stelle, führt Vorgespräche und stellt eine Auswahl vor. Ihr Honorar ist erfolgsabhängig: ein Prozentsatz des ersten Jahresbruttogehalts, verdient mit der Unterschrift des Kandidaten. Bis dahin kostet die Zusammenarbeit in der Regel nichts. Die Agentur verkauft Ihnen den Suchprozess, die Vermittlung verkauft Ihnen das Ergebnis.
Im Alltag unterscheidet sich auch der Aufwand auf Ihrer Seite. Die Agentur braucht laufende Mitwirkung: Fotos und Videos aus Fertigung und Montage, vom Team, Freigaben für Anzeigen und jemanden im Büro, der eingehende Bewerbungen binnen Tagen beantwortet – sonst bezahlen Sie Reichweite für Kandidaten, die nie zurückgerufen werden. Die Vermittlung braucht ein präzises Anforderungsprofil zu Beginn und schnelle Rückmeldung zu vorgestellten Kandidaten; die übrige Arbeit findet außerhalb Ihres Betriebs statt.
| Recruiting-Agentur (Social-Recruiting-Retainer) | Personalvermittlung (Erfolgshonorar) | |
|---|---|---|
| Kostenmodell | Setup einmalig, feste Monatsgebühr, dazu Werbebudget an die Plattform | Prozentsatz des ersten Jahresbruttogehalts, üblich 20–30 % |
| Fälligkeit | Ab Vertragsbeginn, Monat für Monat, ergebnisunabhängig | Erst mit der Unterschrift des Kandidaten |
| Vakanz-Risiko | Beim Betrieb: Die Gebühr läuft auch ohne Einstellung weiter | Honorarrisiko beim Vermittler: keine Besetzung, kein Honorar; die Kosten der offenen Stelle trägt weiter der Betrieb |
| Bei Vertragsende | Kampagnen stoppen; Werbekonten, Funnel und Bewerberdaten liegen häufig beim Dienstleister | Der eingestellte Mitarbeiter bleibt; Suchwege und Kandidatenkontakte bleiben beim Vermittler |
| Typischer Einsatzfall | Laufender Bedarf: mehrere Stellen im Jahr, gewerbliche Teams, mehrere Standorte | Einzelne Schlüsselposition mit klarem Profil, z. B. Servicetechniker oder kaufmännische Leitung |
Die folgenreichste Zeile ist die Fälligkeit, weil sie das Verhalten der Anbieter steuert. Eine Agentur mit Monatsgebühr verdient an der Laufzeit – eine schnelle Besetzung beendet zahlende Monate. Ein Vermittler mit Erfolgshonorar verdient an der Unterschrift und hat darum Tempo im eigenen Interesse; das kann zulasten der Sorgfalt in der Vorauswahl gehen. Keines von beidem macht die Anbieter unseriös. Wer die Anreize kennt, kann Berichte über vielversprechende Kampagnenphasen und auffallend schnelle Kandidatenvorschläge nüchtern einordnen.
Dazwischen existieren Mischformen: Agenturen mit reduzierter Grundgebühr plus Erfolgsprämie je Einstellung, Vermittler mit Vorschuss auf das Honorar bei Suchstart. Für die Einordnung reicht dieselbe Prüfung – welcher Anteil der Vergütung fließt ergebnisunabhängig? Je höher dieser Anteil, desto näher liegt das Angebot am Retainer-Modell samt dessen Risikoverteilung.
Für Retainer-Agenturen existiert keine neutrale Preisstatistik; Angebote werden individuell geschnürt, veröffentlicht werden Preise fast nur von den Anbietern selbst. Ein Kostenvergleich einer Social-Recruiting-Agentur nennt 2.000 bis 6.000 Euro einmaliges Setup, 800 bis 3.000 Euro monatliche Agenturgebühr und 750 bis 1.500 Euro Werbebudget im Monat, auf das oft 10 bis 20 Prozent Agenturaufschlag kommen – Anbieterangaben, keine erhobenen Marktpreise. Für drei Monate rechnet dieselbe Quelle mit 9.000 bis 15.000 Euro Gesamtbudget. Wie sich diese Posten über ein Jahr aufsummieren und welche Nebenkosten selten im Angebot stehen, zeigt der Beitrag zu den Social-Recruiting-Kosten.
Für Personalvermittlungen ist die Datenlage besser. Üblich ist ein Erfolgshonorar von 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresbruttogehalts. Die Honorarerhebung des Branchenverbands BDU liefert den Mittelwert: 27,5 Prozent des Zieleinkommens im Jahr 2024, nach 28 Prozent im Vorjahr.
Am Beispiel gerechnet: Ein Servicetechniker verdient laut Stepstone-Gehaltsdaten im Median 52.700 Euro brutto im Jahr. Das Vermittlungshonorar läge zwischen rund 10.500 und 15.800 Euro, beim BDU-Mittelwert bei etwa 14.500 Euro – zahlbar in einer Summe, aber erst nach der Unterschrift. Welche Sätze im Maschinenbau für gewerbliche Kräfte, Zerspaner und kaufmännische Positionen aufgerufen werden und welche Klauseln die Rechnung verschieben, steht im Beitrag zu den Kosten der Personalvermittlung.
Bei einer einzelnen Besetzung liegen beide Modelle damit in derselben Größenordnung: Drei Retainer-Monate entsprechen nach der Anbieterrechnung ungefähr einem kompletten Vermittlungshonorar für einen Servicetechniker. Der Unterschied liegt in der Bedingung – die Monatsgebühr fällt auch an, wenn niemand unterschreibt – und im Zahlungsprofil: Das Honorar kommt als eine Rechnung im Monat der Einstellung, der Retainer als Monatsraten ohne definiertes Ende. Wer knappe Liquidität hat, legt beide Zahlungsströme neben den eigenen Projektzahlungsplan, bevor die Unterschrift fällt.
Das Erfolgshonorar ist eine Wette des Vermittlers auf die eigene Besetzungsfähigkeit: Findet er niemanden, hat er umsonst gearbeitet. Beim Retainer-Modell liegt dasselbe Risiko beim Betrieb – die Monatsgebühr fällt an, solange der Vertrag läuft, mit oder ohne Einstellung.
Wie lange das dauern kann, beziffert der VDMA: Eine Fachposition im deutschen Maschinenbau bleibt im Schnitt 168 Tage offen, bei akademischen Spezialistenstellen 214 Tage; die Vakanzquote über alle Qualifikationsstufen liegt bei 11,5 Prozent. Rund fünfeinhalb Monate Suchdauer sind im Maschinenbau der Durchschnitt, kein Ausreißer. Acht Retainer-Monate summieren sich nach den genannten Anbieterspannen auf 6.400 bis 24.000 Euro Agenturgebühr plus 6.000 bis 12.000 Euro Werbebudget – unabhängig vom Ergebnis.
Die Vermittlung nimmt dem Betrieb in diesem Szenario nur das Honorarrisiko ab. Das Vakanzrisiko bleibt: Nach der gängigen Berechnung – Tagesgehalt der Berufsgruppe multipliziert mit der Vakanzzeit – übersteigen die Vakanzkosten einer Position nach rund 120 Tagen Leerstand ein volles Bruttojahresgehalt – gerechnet mit dem Faktor drei, dem Mittel der gängigen Spanne von zwei bis vier. Diese Kosten entstehen in beiden Modellen, solange die Stelle offen ist; kein Vertrag verlagert sie auf den Dienstleister. Mit dem Vakanzrechner können Sie dieselbe Rechnung mit den Zahlen Ihres Betriebs führen.
Zwei Vertragsdetails verschieben das Risiko zusätzlich, und beide tauchen im Verkaufsgespräch selten auf. Erstens der Zeitpunkt: Nach der üblichen Konstruktion ist das Vermittlungshonorar mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags verdient – nicht erst mit dem Arbeitsantritt. Sagt der Kandidat zwischen Unterschrift und erstem Arbeitstag ab, entscheidet die Vertragsklausel, ob Sie trotzdem zahlen. Zweitens die Probezeit: Ob es bei einem frühen Abgang eine anteilige Rückzahlung gibt, eine Ersatzsuche oder nichts von beidem, regelt allein der Vermittlungsvertrag. Lesen Sie beide Klauseln, bevor Sie unterschreiben – nach der Kündigung des neuen Mitarbeiters verhandelt es sich schlecht.
Die Personalvermittlung passt zur einzelnen, klar umrissenen Schlüsselposition: ein Servicetechniker, eine kaufmännische Leitung, ein Konstrukteur mit speziellem Profil. Der Betrieb kauft Zugang zu Kandidaten, die er über eigene Kanäle nicht erreicht, zahlt einmal und trägt keine laufende Verpflichtung. Der Preis dafür zeigt sich später: Nach der Besetzung bleibt im Betrieb nichts zurück – kein Kanal, keine Kandidatenliste, kein eingespielter Prozess. Die nächste Suche startet bei null und kostet erneut das volle Honorar.
Der Agentur-Retainer passt zu laufendem Bedarf: mehrere Stellen im Jahr, gewerbliche Teams mit Fluktuation, wachsende Standorte. Die Fixkosten verteilen sich dann über mehrere Besetzungen. Bei einer einzelnen Stelle kehrt sich die Rechnung um – der Betrieb bezahlt eine Infrastruktur im Monatstakt, die er nur wenige Wochen braucht, und gibt sie mit der Kündigung wieder her.
Dazwischen liegt der häufigste Fall bei Maschinen- und Anlagenbauern und technischen Servicebetrieben: ein bis drei Einstellungen im Jahr. Zu wenig für einen Dauer-Retainer, zu viel, um jede Besetzung einzeln mit 20 bis 30 Prozent eines Jahresgehalts zu bezahlen. Für diesen Fall haben wir unser Modell gebaut: Mitarbeitergewinnung mit Garantie auf die Einstellung. Das Honorar hängt an der Einstellung; verlässt der neue Mitarbeiter den Betrieb, wird ohne neues Honorar nachbesetzt. Einen monatlichen Retainer gibt es nicht, und der Karriere-Auftritt samt Bewerbungsprozess läuft auf Ihrer eigenen Domain und gehört nach dem Aufbau Ihnen – die Zahlungslogik der Vermittlung, verbunden mit einem System, das im Betrieb bleibt.
Für die Wahl zwischen den beiden klassischen Modellen reichen drei Fragen an jeden Anbieter: An welches Ereignis ist die Zahlung geknüpft? Was kostet der Vertrag, wenn die Stelle nach acht Monaten weiter offen ist? Und was gehört dem Betrieb, wenn die Zusammenarbeit endet? Wer auf alle drei eine präzise Antwort bekommt, kennt Geld und Risiko, bevor der erste Euro fließt – und führt den Vergleich mit den eigenen Zahlen statt mit den Verkaufsunterlagen der Anbieter.
Ein Servicetechniker im Außendienst, besetzt in vierzehn Tagen. Ein Zerspaner-Betrieb mit drei Kandidaten für zwei Stellen im ersten Monat. Keine Wunderpille – ein System, das danach im Betrieb bleibt. Im Machbarkeits-Check prüfen wir, ob Ihre Stelle in Ihrem Einzugsgebiet besetzbar ist. Passt es nicht, sagen wir ab, bevor Sie einen Cent ausgeben. Ein Betrieb pro Fachrichtung und Gebiet.
Was im Erstgespräch passiert
