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Software für die Gebäudereinigung: was sie können muss
Zeiterfassung, Objektakte, Dienstplan, Abrechnung. Die vier Funktionen, an denen sich alles entscheidet – und die Frage, die Sie vor jeder Demo stellen sollten.
Die Demo läuft immer rund. Sie ist dafür gebaut. Was im Betrieb darüber entscheidet, ob die Software trägt, kommt in ihr meistens nicht vor.
Vier Funktionen, der Rest ist Beiwerk
Zeiterfassung am Objekt. Gestempelt wird vor Ort – per Handy, NFC-Punkt oder Telefonanruf –, nicht im Büro nachgetragen. Das erfüllt die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz, und es liefert die eine Zahl, aus der Ihre gesamte Kalkulation lebt: geleistete Stunden je Objekt.
Objektakte. Leistungsverzeichnis, Frequenzen, Schlüssel, Ansprechpartner, Sonderleistungen, Fotos. Der Grund ist banal und teuer: Fällt Ihr Objektleiter aus, weiß sonst niemand, was in diesem Objekt vereinbart ist.
Dienstplanung mit Vertretungslogik. Der eigentliche Engpass in jedem Reinigungsbetrieb heißt: wer steht morgen früh wo. Eine Planung, die bei einer Krankmeldung zeigt, wer in der Nähe Kapazität hat, spart jede Woche spürbar Zeit.
Abrechnung aus den erfassten Stunden. Wenn die Rechnung aus denselben Daten entsteht wie der Dienstplan, entfällt der monatliche Abgleich – und mit ihm die Position, die in kleinen Betrieben regelmäßig ganze Arbeitstage frisst.
Die Frage vor jeder Demo
„Zeigen Sie mir den Weg von der gestempelten Stunde bis zur Rechnungsposition – an einem Objekt, ohne Zwischenexport."
Wer dafür eine Tabelle exportieren und wieder einlesen muss, hat vier Programme mit einer gemeinsamen Oberfläche. Das funktioniert, kostet aber jeden Monat genau die Zeit, die Sie sparen wollten.
Was nichts kostet und trotzdem entscheidet
Ihre Reinigungskräfte bedienen das. Nicht Sie.
Eine Anwendung, die auf einem vier Jahre alten Android-Telefon lädt, in mehreren Sprachen funktioniert und mit zwei Fingertipps das Stempeln erledigt, wird benutzt. Eine, die eine Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort verlangt, wird umgangen – und dann führen Sie wieder Zettel, zahlen aber zusätzlich eine Lizenz.
Fragen Sie im Auswahlgespräch nach der Sprachauswahl in der App und lassen Sie sich den Anmeldevorgang zeigen, nicht das Auswertungs-Dashboard. Das Dashboard sehen Sie einmal im Monat, den Anmeldevorgang sehen Ihre Leute jeden Tag.
Was der Wechsel wirklich kostet
| Position | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Lizenz je Nutzer und Monat | die genannte Zahl – meist die kleinste Position |
| Einrichtung | Objekte, Leistungsverzeichnisse, Stammdaten übertragen |
| Schulung der Kräfte | eine kurze bezahlte Einweisung je Person, realistisch zweimal |
| Parallelbetrieb | einige Wochen alte und neue Erfassung nebeneinander |
| Ihre eigene Zeit | oft die größte Position – und die, die kaum jemand einplant |
Die Rechnung lohnt sich trotzdem schnell. Ein Rechenbeispiel: Wenn die monatliche Abrechnung von zwei Tagen auf vier Stunden fällt, ist das bei zwölf Monaten mehr als jede Lizenz kostet.
Wann Sie noch keine brauchen
Unter etwa fünf Kräften und drei Objekten gewinnen Sie wenig. Kalender, eine saubere Tabelle und ein Ordner je Objekt reichen. Die Grenze liegt dort, wo Sie anfangen, sich Dienstpläne zu merken, statt sie nachzusehen. Oder dort, wo Sie die Frage „wie viele Stunden hatten wir letzten Monat in Objekt X?" nicht in einer Minute beantworten können.
Das ist übrigens dieselbe Grenze, an der viele Betriebe merken, dass sie auch bei ihrer Auffindbarkeit nichts messen: Man weiß, dass Anfragen kommen, aber nicht, woher.
Weiterlesen: was die Stunde wirklich kostet · den Stundensatz von unten rechnen · was wir für Reinigungsunternehmen aufbauen.
Der nächste Schritt
Drei Betriebe stehen vor Ihnen. Keiner davon arbeitet besser.
Wer in Ihrem Ort sucht, sieht eine Handvoll Namen. Steht Ihrer nicht darunter, ist der Auftrag vergeben, bevor Sie davon erfahren. Im Gespräch sagen wir Ihnen, woran es liegt.
Was in dem Gespräch passiert
- Vorher sehen wir nach, wo Sie bei Google und auf der Karte stehen, wer in Ihrem Ort stattdessen genannt wird und was ein Suchender auf Ihrer Seite beantwortet bekommt.
- Im Termin gehen wir das zusammen durch – an Ihrer Seite, nicht an Folien. Sie sehen, welche Anfragen Ihnen heute durchgehen und warum.
- Am Ende steht, was zu tun ist, in welcher Reihenfolge, und was es kostet. Trägt es sich bei Ihnen nicht, sagen wir ab – das kommt vor.
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