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Kanzleisoftware auswählen: die Fragen vor der Demo
Jede Demo sieht gut aus – dafür ist sie gebaut. Vier Fragen vorher zeigen, was die Software im Alltag wirklich kann.
Eine Kanzleisoftware wechselt man selten. Entsprechend aufwendig sind die Präsentationen der Anbieter – und entsprechend wenig erfährt man in ihnen über den Alltag danach.
Umso nützlicher ist es, vorher zu wissen, woran die Sache tatsächlich hängt.
Die vier Punkte, an denen es sich entscheidet
Der Belegweg vom Mandanten bis zur Buchung. Nicht die Buchführung selbst – die kann jede Software. Entscheidend ist, wie der Beleg hereinkommt: App, Mail, Schnittstelle zur Kasse, zur Warenwirtschaft, zum Bankkonto. Jeder Bruch in dieser Kette kostet Sie monatlich Zeit, die keine Auswertung zurückholt.
Die Fristenüberwachung. Sie ist der Grund, warum eine Kanzlei überhaupt eine Software braucht und nicht eine Buchhaltung. Wie werden Fristen erzeugt, wer sieht sie, was passiert bei Abwesenheit, und wie sieht der Nachweis aus, wenn es einmal eng wird.
Der Datenaustausch mit der Finanzverwaltung. Elektronische Übermittlung, Vollmachtsdatenbank, Bescheiddatenabholung. Was hier fehlt, müssen Menschen erledigen.
Was Ihre Mitarbeiter schon können. Die ehrlichste Position in der Rechnung. Eine Software, die 20 % effizienter ist und drei Monate Einarbeitung kostet, ist im ersten Jahr ein Verlustgeschäft – und im zweiten nur dann keines, wenn niemand kündigt.
Die Frage vor jeder Demo
„Zeigen Sie mir einen vollständigen Mandantenfall – vom eingehenden Beleg bis zum abgelegten Bescheid, ohne Zwischenexport."
Wer dafür Daten exportieren und wieder einlesen muss, hat mehrere Programme unter einer Oberfläche. Das kann funktionieren, kostet aber jeden Monat genau die Zeit, die Sie sparen wollten.
Was in der Angebotsrechnung fehlt
| Position | Warum sie übersehen wird |
|---|---|
| Lizenz je Arbeitsplatz | steht im Angebot – die einzige Zahl, die alle vergleichen |
| Datenmigration | Altdaten, Historie, Belegarchiv; oft als Projekt kalkuliert |
| Schulung | pro Kopf, realistisch zweimal |
| Produktivitätsverlust | die ersten Monate nach dem Umstieg – leicht die größte Position |
| Parallelbetrieb | doppelte Lizenz während des Übergangs |
| Schnittstellen zu Mandantensystemen | jede einzeln, und jede kann scheitern |
Wann der Wechsel richtig ist
- Wenn der Belegweg bricht und Mandanten es merken.
- Wenn Sie Mandate ablehnen, weil die Abläufe sie nicht tragen.
- Wenn die Software die Gewinnung von Personal behindert – junge Fachkräfte entscheiden auch danach.
Kein guter Grund: eine Lizenzerhöhung. Sie ist in der Regel kleiner als die Wechselkosten.
Was Software nicht löst
Kein System bringt Ihnen Mandate. Wer neue Mandanten will, wird gefunden oder empfohlen – beides entscheidet sich außerhalb der Kanzleisoftware, im Google-Unternehmensprofil und auf der eigenen Seite.
Das ist kein Nebensatz: Kanzleien investieren viel Geld in interne Abläufe und lassen gleichzeitig einen Karteneintrag unbearbeitet, über den jeden Monat Suchende laufen.
Weiterlesen: wann sich ein Wechsel rechnet · was der Mandant von alldem merkt · was wir für Kanzleien aufbauen.
Der nächste Schritt
Drei Betriebe stehen vor Ihnen. Keiner davon arbeitet besser.
Wer in Ihrem Ort sucht, sieht eine Handvoll Namen. Steht Ihrer nicht darunter, ist der Auftrag vergeben, bevor Sie davon erfahren. Im Gespräch sagen wir Ihnen, woran es liegt.
Was in dem Gespräch passiert
- Vorher sehen wir nach, wo Sie bei Google und auf der Karte stehen, wer in Ihrem Ort stattdessen genannt wird und was ein Suchender auf Ihrer Seite beantwortet bekommt.
- Im Termin gehen wir das zusammen durch – an Ihrer Seite, nicht an Folien. Sie sehen, welche Anfragen Ihnen heute durchgehen und warum.
- Am Ende steht, was zu tun ist, in welcher Reihenfolge, und was es kostet. Trägt es sich bei Ihnen nicht, sagen wir ab – das kommt vor.
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