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DATEV-Alternative: wann ein Wechsel sich rechnet – und wann nicht
Der Wechsel spart Lizenzkosten und kostet Einarbeitung, Schnittstellen und Nerven. Die Rechnung, die vorher aufgemacht gehört.
Die Frage taucht in Kanzleien meistens nach der Jahresabrechnung auf: Geht das auch günstiger? Die Antwort ist ja – und die zweite Frage, ob es sich lohnt, ist die schwierigere.
Was ein Wechsel tatsächlich spart
Lizenzkosten. Das ist die Position, die im Angebot steht, und sie ist real. Bei einer Kanzlei mit acht Arbeitsplätzen geht es über die Jahre um einen erheblichen Betrag.
Was nicht gespart wird: die Arbeit selbst. Buchführung bleibt Buchführung, Fristen bleiben Fristen, und die Zeit je Mandat ändert sich durch einen Anbieterwechsel selten.
Was er kostet
| Position | Größenordnung |
|---|---|
| Datenmigration inklusive Belegarchiv | Projektaufwand, je nach Historie |
| Schulung des Teams | pro Kopf, meist zweimal nötig |
| Produktivitätsverlust | spürbar, bis das Team eingespielt ist |
| Parallelbetrieb | doppelte Lizenz, solange beide Systeme laufen |
| Schnittstellen zu Mandantensystemen | jede einzeln zu prüfen |
| Risiko: Kündigung erfahrener Kräfte | nicht bezifferbar, aber real |
Die dritte Zeile ist die, die den Fall meist kippt. Ein Rechenbeispiel: Wenn acht Leute ein halbes Jahr 15 % langsamer arbeiten, ist das in Stunden gerechnet mehr, als die Lizenzdifferenz mehrerer Jahre ausmacht.
Die drei Prüfpunkte, bevor Sie rechnen
Was hängt an der Schnittstellenlandschaft? Mandanten mit Kassensystemen, Warenwirtschaft oder Lohnanbindung sind oft der Grund, warum ein Wechsel scheitert. Jede Verbindung, die heute läuft, muss neu gebaut werden – und die, die nicht neu gebaut werden kann, wird zur Handarbeit.
Wie sieht die Übergabe an einen Nachfolger aus? Wer seine Kanzlei in den nächsten Jahren abgeben will, sollte wissen: Ein Käufer bewertet eine Kanzlei auch nach der Übertragbarkeit ihrer Systeme. Ein verbreitetes System ist an dieser Stelle ein Wert, kein Kostenpunkt.
Was sagt das Team? Nicht aus Höflichkeit gefragt. Die Leute, die täglich damit arbeiten, kennen die Abläufe besser als jede Demo sie zeigt – und sie sind diejenigen, die den Wechsel tragen oder nicht.
Wann sich der Wechsel rechnet
- Bei einer Neugründung. Keine Altdaten, keine Gewohnheiten, keine Migration – hier ist die Rechnung eindeutig.
- Bei einer klar umrissenen Nische, für die ein spezialisiertes System deutlich besser passt als ein Allrounder.
- Wenn der Belegweg der Engpass ist und das neue System ihn nachweislich löst – nicht in der Demo, sondern in einem Testlauf mit echten Mandantendaten.
Wann nicht
Wenn der einzige Grund die Lizenzrechnung ist. Dann ist der günstigere Weg ein Gespräch über Ihre Konditionen und eine Prüfung, ob Sie Module zahlen, die niemand nutzt.
Und wenn die Kanzlei gleichzeitig Personal sucht. Zwei Baustellen, von denen eine Einarbeitungszeit frisst und die andere Einarbeitungszeit braucht, blockieren sich.
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Der nächste Schritt
Drei Betriebe stehen vor Ihnen. Keiner davon arbeitet besser.
Wer in Ihrem Ort sucht, sieht eine Handvoll Namen. Steht Ihrer nicht darunter, ist der Auftrag vergeben, bevor Sie davon erfahren. Im Gespräch sagen wir Ihnen, woran es liegt.
Was in dem Gespräch passiert
- Vorher sehen wir nach, wo Sie bei Google und auf der Karte stehen, wer in Ihrem Ort stattdessen genannt wird und was ein Suchender auf Ihrer Seite beantwortet bekommt.
- Im Termin gehen wir das zusammen durch – an Ihrer Seite, nicht an Folien. Sie sehen, welche Anfragen Ihnen heute durchgehen und warum.
- Am Ende steht, was zu tun ist, in welcher Reihenfolge, und was es kostet. Trägt es sich bei Ihnen nicht, sagen wir ab – das kommt vor.
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