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Kanzleisoftware für Anwälte: die Fragen vor der Demo
Kanzleisoftware verspricht beA-Anbindung, Fristenkalender und RVG-Abrechnung. Drei Funktionen, die überall gleich klingen – woran sich zeigt, ob sie tragen.
Drei Punkte stehen in den Leistungsbeschreibungen regelmäßig: beA-Anbindung, Fristenkalender, RVG-Abrechnung. Auf dem Papier klingen sie überall gleich. Der Unterschied liegt darin, wie sie gemacht sind – und den sieht man in keiner Funktionsliste.
Die beA-Anbindung
„Angebunden" kann zweierlei heißen. Entweder die Software öffnet das beA-Postfach und Sie arbeiten dort weiter – dann ist es ein Lesezeichen. Oder eingehende Nachrichten landen automatisch in der richtigen Akte, ausgehende werden aus dem Vorgang heraus versandt, und die Empfangsbekenntnisse werden mitgeführt.
Den Unterschied spürt eine Kanzlei jede Woche. Lassen Sie sich beides vorführen: Eingang und Ausgang, an einer echten Akte.
Der Fristenkalender
Die Frage ist nicht, ob es einen gibt, sondern wer eine Frist einträgt und was passiert, wenn niemand sie einträgt. Gute Systeme berechnen Fristen aus dem Vorgang heraus – Zustellungsdatum eingeben, Frist und Vorfrist stehen. Schwache erwarten die Handeingabe und sind damit ein Kalender mit Kanzleilogo.
Zweite Frage: Was passiert bei Abwesenheit? Eine Frist, die nur einem Bearbeiter angezeigt wird, ist in der Urlaubszeit ein erhebliches Haftungsrisiko der Kanzlei.
Die RVG-Abrechnung
Der Standardfall kann jeder. Prüfen Sie die Fälle, an denen es hängt: Gegenstandswerte mehrerer Angelegenheiten, Anrechnung der Geschäftsgebühr, Einigungsgebühr, PKH-Abrechnung, Zeithonorar neben gesetzlicher Vergütung im selben Mandat.
Wenn die Software dort ausweicht und auf manuelle Eingabe verweist, rechnet weiterhin ein Mensch – nur mit teurerer Oberfläche.
Die drei Fragen darüber hinaus
| Frage | Warum sie zählt |
|---|---|
| Wo liegen die Daten? | Mandatsgeheimnis. Serverstandort, Verschlüsselung und wer beim Anbieter Zugriff hat, gehören schriftlich geklärt – nicht mündlich zugesichert. |
| Wie kommen die Daten wieder heraus? | Vollständiger Export in ein lesbares Format. Ein PDF-Ausdruck der Akten ist kein Export. |
| Wer ist am Freitagnachmittag erreichbar? | Eine Frist, die wegen eines Systemausfalls gerissen wird, ist ein Haftungsfall – nicht eine Unannehmlichkeit. |
Was der Wechsel kostet
Die Lizenz ist oft der kleinste Posten. Dazu kommen Datenübernahme samt Aktenhistorie, der Parallelbetrieb des alten Systems aus Aufbewahrungsgründen und die Schulung. Am schwersten wiegen die Wochen, in denen jede Handlung länger dauert. Wer das nicht einrechnet, wundert sich über das erste Quartal.
Wie Mandanten überhaupt auf die Kanzlei kommen: gesucht wird das Problem, nicht der Anwalt. Und was die Kanzleiseite dafür leisten muss: drei Dinge, der Rest ist Beschäftigung.
Der nächste Schritt
Drei Betriebe stehen vor Ihnen. Keiner davon arbeitet besser.
Wer in Ihrem Ort sucht, sieht eine Handvoll Namen. Steht Ihrer nicht darunter, ist der Auftrag vergeben, bevor Sie davon erfahren. Im Gespräch sagen wir Ihnen, woran es liegt.
Was in dem Gespräch passiert
- Vorher sehen wir nach, wo Sie bei Google und auf der Karte stehen, wer in Ihrem Ort stattdessen genannt wird und was ein Suchender auf Ihrer Seite beantwortet bekommt.
- Im Termin gehen wir das zusammen durch – an Ihrer Seite, nicht an Folien. Sie sehen, welche Anfragen Ihnen heute durchgehen und warum.
- Am Ende steht, was zu tun ist, in welcher Reihenfolge, und was es kostet. Trägt es sich bei Ihnen nicht, sagen wir ab – das kommt vor.
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