Ausschreibungen in der Gebäudereinigung: wann sich das Angebot lohnt

Eine öffentliche Ausschreibung ist der planbarste Auftrag, den es in der Gebäudereinigung gibt: Laufzeit über Jahre, ein Auftraggeber, der zahlt, und keine Diskussion über Rechnungen. Sie ist auch der am schlechtesten bezahlte. Beides stimmt gleichzeitig, und daraus folgt die einzige Frage, die zählt – ab wann sich das Mitbieten rechnet.

Wo die Ausschreibungen stehen

Öffentliche Auftraggeber müssen ab bestimmten Schwellen bekanntmachen. In der Praxis finden Sie Reinigungsleistungen an vier Stellen:

• Die Vergabeplattform des Bundeslandes. Jedes Land führt eine eigene; viele lassen sich kostenlos nach Ort und Leistungsart abonnieren.
• TED für EU-weite Vergaben. Relevant erst bei größeren Volumina, dafür mit langem Vorlauf.
• Kommunale Seiten. Stadtverwaltung, Kreis, Schulverband, Klinikum – oft mit einer eigenen Unterseite „Vergaben", die kein Portal spiegelt.
• Wohnungsgesellschaften in öffentlicher Hand. Formal privat, faktisch dasselbe Verfahren, und oft einer der größten Einzelaufträge am Ort.

Das Abonnement kostet nichts und läuft von selbst. Wer stattdessen einen Dienst bezahlt, der dieselben Bekanntmachungen sammelt, zahlt für Bequemlichkeit – was in Ordnung ist, solange man weiß, dass es das ist.

Was ein Angebot wirklich kostet

Der Fehler steckt nicht im Preis, sondern in der Zeit. Ein vollständiges Angebot für eine mittlere Vergabe kostet Sie erfahrungsgemäß einen Arbeitstag: Unterlagen lesen, Objektbegehung, Leistungsverzeichnis in eine Kalkulation übersetzen, Nachweise zusammenstellen, Formblätter ausfüllen.

Angenommen, jedes fünfte Angebot bekommt den Zuschlag: Dann stecken fünf Arbeitstage in jedem gewonnenen Auftrag. Bei einem Objekt mit 1.800 € Monatsumsatz und 12 % Marge bleiben 216 € im Monat – der Auftrag muss über zwei Jahre laufen, damit die fünf Tage sich lohnen. Läuft er drei, ist es ein gutes Geschäft. Läuft er ein Jahr mit Verlängerungsoption, ist es keins.

Die Formfehler, an denen Angebote scheitern

Preis entscheidet erst, wenn das Angebot überhaupt gewertet wird. Ausgeschlossen wird regelmäßig, wer:

• ein Formblatt nicht in der geforderten Fassung einreicht,
• die Unbedenklichkeitsbescheinigungen älter als zugelassen beilegt,
• Nebenangebote macht, wo keine zugelassen sind,
• die Frist um Minuten reißt – elektronische Vergabeportale schließen hart,
• Preise in Positionen einträgt, die als „nicht bepreisbar" gekennzeichnet sind.

Nichts davon hat mit Ihrer Leistung zu tun. Deshalb ist die erste Ausschreibung die teuerste: Sie bezahlen sie mit dem Lernen der Form.

Die Rechnung, ab der Sie nicht mitbieten sollten

Drei Bedingungen, bei denen wir abraten würden:

Der Leistungswert liegt über dem, was Ihre Leute schaffen. Steht im Leistungsverzeichnis eine Quadratmeterzahl je Stunde, die 20 % über Ihrem Erfahrungswert liegt? Dann kalkulieren Sie einen Auftrag, den Sie nur mit unbezahlten Überstunden erfüllen – oder mit einer Qualität, die zur Abmahnung führt.

Das Objekt liegt außerhalb Ihrer Fahrwege. Vierzig Kilometer sind bei einem Objekt pro Tag kein Thema und bei Tagesreinigung mit zwei Einsätzen ein Verlustgeschäft.

Sie müssten Personal einstellen, das Sie noch nicht haben. Der Zuschlag kommt, die Leute kommen nicht – so wird aus einem gewonnenen Auftrag eine Vertragsstrafe. Wenn die Personaldecke die Grenze ist, gehört die Personalfrage vor die Angebotsfrage.

Warum Auffindbarkeit auch hier zählt

Nicht jede Vergabe ist öffentlich. Unterhalb bestimmter Wertgrenzen darf ein Auftraggeber beschränkt ausschreiben – er fragt einige Betriebe an, die er kennt. Wer in diese Auswahl kommt, entscheidet sich, bevor die Unterlagen geschrieben werden: über Empfehlungen, über einen gepflegten Karteneintrag, über eine Website, auf der die Referenzobjekte mit Art und Größe stehen.

Das ist der Grund, warum wir Betrieben raten, beide Wege zu fahren. Die öffentliche Vergabe füllt den Kalender planbar. Gefunden zu werden bringt die Aufträge, um die niemand anders mitbietet.

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